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現場メンバーが戦うための武器を作る、Repro採用チームの採用哲学とは。

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HERPの宮田です。「人」を基軸に事業成長を考え続ける採用チームの考え方にフォーカスを当てつつ、採用管理ツールHERP Hireの導入目的と成果について聞く本連載。
今回は導入から1ヶ月ほど経ったReproの採用チームにお話をお伺いしました!

採用は現場が主役。現場が戦うための武器づくりに徹する

まずお二人のご経歴と、今のお役回りやチームとして大事にしている価値観などをお伺いさせてください。

私はオーストラリアでキャリアをスタートし、30代になってようやく日本に帰ってきました。ここが人事キャリアのスタートです。人材紹介、AIベンチャーでの事業会社と経験を積んで、Repro にはエンジニア採用担当として入社し、2020年8月から人事責任者となりました。

私は20代はSIerで人事パッケージの導入コンサルをしており、ほぼクライアント先の企業に常駐していましたね。そんな中、ずっと「自分の頭で考え何かを生み出す力がない」というのが課題であったため、当時正社員20名ぐらい、女性社員としては4番目でReproに飛び込みました。不安がなかったかと言うと大幅に嘘になりますが、自らのキャリアにおいてここで挑戦しないともうチャンスはないと思い飛び込みました。
入社してから一貫して採用には関わっていますが、組織も大きくなってきたことに加え粟田が入社して「採用チーム」という形もできあがってきたので、直近はより採用にフォーカスして動いています。

なるほど、お二人とも人事だけではなくコンサル・人材紹介など俗に言うビジネス側の職種も経験されていますが、そういったご経験も踏まえた採用チームの存在意義という点ではいかがですか?

採用チームという立場は、組織における人に関する課題を解決する仕事だと思っています。採用に限らず、企業が継続的に成長するために解くべき課題を整理して、優先順位を付けて取り組んでいます。実際に私自身、入社してからダイレクトリクルーティングの強化、人事制度の設計・整備など広くやってきました。

私も直近のミッションとしてはビジネスサイドの採用を見ていますが、根っこは事業目標の達成に寄与する人材を採用するという目線で考えています。加えて私は、コロナ禍のようなチャレンジングな状況下で入社してくれるメンバーには幸せになってほしい、できるだけ個人の will を実現できる採用をしたいと思っています。

たしかに。最近入社した立場だからこそ思うのは、コロナによる市場環境の変化や個人の働き方についても考える機会が増える中で、Reproを選んでくれるメンバーは貴重な存在だと思っています。日頃採用にフォーカスしていると「どんな人を採用するか」と新しいメンバーに目線が移りがちですが、なにか施策を打つにしても既存のメンバーを不幸にしないことはマストだと思います。

お二人の組織への愛が伝わってきます。そういったスタンスの中で、具体的に採用チームとしてどういった取り組みをされているか教えて下さい。

理想ですが、採用自体は現場がやったほうがいいと思っていますね。一緒に働きたい人は自分でみつけてほしい。採用チームはその動きをサポートする立場であって、ただただ採用目標の数値を追うことが役割だとは思っていません。
とはいえ現場だけで採用をすると短期的な視点に寄ってしまうなどの問題が発生する場合もあるため、我々としては事業戦略に紐付いた採用ができているか、新たに入社するメンバーのやりたいことが実現されているかなどフォローできる体制にしたいと思っています。

Reproで長く採用に関わる中で感じているのは、採用チームだけでも現場だけでも採用はできないと思っているからこそ、現場が動きやすい仕組み作りにはこだわりたいと思っています。まだまだ課題感だらけですが…

そうそう、こういった表現が正しいかわかりませんが、スカウトを打てる体制や採用媒体などを「武器」と例えると、採用チームは現場が使いやすい武器を作ることが使命だと思っています。武器自体のバラエティを増やし、一個一個の性能を向上させることがReproとしての事業成長のドライバーになると思っています。

理想と現実のギャップを埋めるための「共通言語」づくり



採用して終わりではなく、事業成長に紐づく一手となっているか、入社者が活躍できているかまで視点を伸ばして考えているんですね。実際のところ、理想と現実のギャップはどうなんでしょうか。

現場との関係性で言うと正直なところまだまだ道半ばでして…基本的な型としては現場の各チームから採用オーダーが飛んできます。本来であれば各チームの組織設計を考える時点から採用チームも介入して、採用なのか育成なのか配置転換なのか等々、全体最適の視点で決めたほうがいいんじゃないかと思っています。

これから新しい期が始まるという直前に、「来月中に採用決定5名」というオーダーが飛んでくることもありました(笑)

現場感も踏まえた上でそういうオーダーが飛んでくること自体は問題ないけど、戦略の実効性を高めるために現実性の高い採用計画を一緒に作ったほうがいいと思ってます。そのためにはまず採用チームから現場に対してどういった武器を提供できるか表現し、一緒に武器の性能を改善していくサイクルを作ることに着手しています。
第一歩としてデータを元にして、採用における共通言語を作ろうとしています。これまでは採用に関するデータを全く取れていませんでした。データという拠り所がないために、現場と採用チームでどの指標を一緒に追えば良いのかわからないし、現場としても採用チームの何を信じればいいのかわからない状況でした。まずは採用に関するプロセス数値を全て取り、分析できる状態を作ろうと動いています。

採用管理ツールの変更で大きく変わった現場との関わり方



そのような状況下でどうしてHERP導入に至ったのでしょうか?

もともとはTrelloとスプレッドシートを並行運用して管理していましたが、一覧性の低さや適切な人に適切な情報を届けにくいという権限管理周りの柔軟性の低さなど課題感は感じていました。一言でいうと、採用管理システムとしての要件を満たしきれていなかったんですよね。

最低限の管理はできていて、採用チームが工数をかければ現場の巻き込みなどは一定進むかなと思っていました。ただデータ活用や権限管理など含めると限界を感じていたので、PDCAのループが回る体制を作ろうと考えました。
やはり共通言語を作ろうと思うと正確なデータが一箇所に蓄積されていることが大前提になりますが、Trello の場合は応募情報の転記作業など非効率かつミスが起きやすいオペレーションが必要でした。その部分をアルバイトの方に担っていただいていたのですが、やはり人は人にしかできない業務にフォーカスしてほしいとずっと考えていました。

転記などの単純作業にコストをかけるのであれば、そこは機械にやってもらったほうがミスもなく効率的ですよね。

なるほど。業務効率化はどのツールでもできると思いますが、その中でもHERPのどのあたりに期待を持って導入していただきましたか?

一番の期待としては、繰り返しになりますがデータを蓄積して分析できる体制を整えやすそうと感じたからです。こういったシステムは採用チームだけが使うものではなく、現場の選考評価記入など含めて全員が使えるシステムだからこそデータが蓄積されていくと思っています。現場が抵抗なく使えるかという点は重視しましたね。

たしかに。Trello時代は「どこ見たら良いの?」「次何したら良いの?」と現場から聞かれる機会が多かったのですが、HERPを入れてからはめっきり減りました。最初にHERPの使い方を簡単にレクチャーしただけでしたが、現場も動きやすくなったのではと思います。
また、大前提となりますが情報集約もすごく楽になりましたね。以前まではスプレッドシートが重すぎて動かないとか、手動での取込がストレスで媒体の管理画面上で終わらせていたものが全てHERPに自動で取り込まれるようになりました。HERPを見るだけで候補者の情報がわかったり、メール対応ができたりと。結果的にオペレーションに追われるということが少なくなり、良い意味で人にフォーカスした対応ができるようになりました。

業務効率化・現場の活用が進んだことで、結果的に取れるデータも増えて正確な分析ができるようになりましたね。今までは選考の初期フェーズで不合格になった方は登録すらできていませんでした。HERPを導入してからデータが非常に見やすくなったので「面談まで行く人を20名まで増やそう」といった現場の握りがしやすくなり、結果として現場とのコミュニケーション速度・精度の両面で効果を感じています。

Trelloとスプレッドシートの運用でお二人が苦しんでいた姿を見ていた私からすると、すごく嬉しいです…逆に、この先に期待している部分はいかがですか?

たくさんありますけど大丈夫ですか?(笑)まずは期待していた分析周りですね。もちろん一定の効果は感じれているのですが、現場が複数のチームに分かれているのでチーム単位で応募から内定までの歩留まり等を見れると嬉しいなと思っています。ここはHERPさんにもすでにサポートいただいて形になってきていますが、より対話を重ねて良い分析ができればと思っています。

加えて、権限管理がもう少し柔軟だといいなと感じています。ここは開発中とお伺いしていますが、チーム単位で面接官をアサインしたり、逆に他チームの選考に移った候補者の閲覧権限を細かく決めたりとか。

私もその点は一緒ですね。今だと候補者単位で面接官をアサインする必要があるので、採用チームがその対応を行わない限り、現場は候補者の情報を見ることができません。現場に権限移譲していくことを見据えると、「この職種はこのチームメンバーが自動でアサインされる」という機能があるとより現場の巻き込みが進みそうだと感じています。

後は、タレントプールももう少し使いやすくなるといいなと感じています。使えるには使えていますが、現場も交えた運用に乗っているかでいうとまだまだです。選考終了した人にどうアプローチ管理するか、どういったタグをつけて管理するとよいのかという運用知見までわかってくると、採用成果につながる運用ができそうだと予感しています。

お二人の率直なご意見に身が引き締まる身が引き締まる思いです。お話を聞かせてくださり、ありがとうございました!

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